I 2020 ønsker jeg meg et helautomatisert og brukervennlig regnskapssystem spesialtilpasset små bedrifter. Det hadde vært tidenes julegave!

Kim Daniel Arthur

gründer, investor, og møbelsnekker

Spesielt små bedrifter har alltid ville spare penger på regnskapstjenester og bli mer selvbetjent. Man vil gjøre det uten å måtte forstå for mye regnskapsteknikk eller bruke for mye tid.

Det samme juleønsket har nok mange hatt i flere tiår, og det har kommet mange nye løsninger og oppstartsselskap som tar utfordringen. Systemene har blitt bedre i de siste årene, men her er det fortsatt et uforløst potensial som kan spare utallige timer og kroner for flere tusen norske bedrifter.

Kanskje noen tar steget i 2020?

Jeg ønsker meg et regnskapssystem som jobber usynlig i bakgrunnen uten krav til min tid eller interaksjon, for så å komme med automatiske forslag som bare må godkjennes. Vi har selvkjørende biler, hvorfor ikke et selvkjørende regnskapssystem?

Tripletex, Fiken, Poweroffice, Visma, Folio og mange fler har flere gode løsninger og tilnærminger til enkelte deler av regnskapsføringen, flere har allerede løst noen av ønskene mine. Men jeg vil så veldig gjerne ha noe som løser alt!

Jeg bruker Tripletex. Tripletex er OK. Med automatisk bankavstemming og bilagstolk går ting litt fortere, men det er fortsatt for mange manuelle og repetetive steg. Grensesnittet er ikke lagt opp til å jobbe raskt, eller være lett å forstå. Det er et godt steg 1 på veien.

Mine 5 ønsker er:

1. Automatisk lønnskjøring

Det er sjelden noe magisk som skjer under en lønnskjøring, her kan systemet gjøre alt klart for deg og gi enkle visuelle hjelpere før man godkjenner utbetaling.

Selv om man har ansatte som leverer timelister, eller har utlegg, kan tiden det tar og feilkildene som finnes reduseres bare med et mer effektivt og gjennomtenkt grensesnitt.

Jeg vil aller helst at det ligger klart et ferdig forslag til lønnskjøring den 12. hver måned og jeg får en notification om det.

2. A-melding og skatt/aga kan også automatisk genereres uten at man må huske på det selv.

Jeg trenger bare en notification for å lese fort gjennom og godkjenne. Unødvendig å måtte trigge dette manuelt og gjøre de samme klikkene hver gang i regnskapssystemet. Eller er det bare jeg som glemmer levere a-melding?

Det er supert at Tripletex og andre system er godt integrert med altinn, men det er en tapt mulighet at man ikke har tatt det steget videre.

Det er også bortkastet tid, med mulige feilkilder, å selv måtte gå inn i nettbank for å betale fra skattetrekkskonto.

3. Inngående faktura og bilag

Bilagstolker er en god start, men de er ikke smarte nok eller brukt på en god måte. De lærer ikke godt nok å tolke forskjellige fakturaformat og fanger ikke opp treningen man gir de over tid.

Det er enorme mengder data som kan akkumuleres og brukes til å forbedre systemene. Bare jeg i vårt lille firma genererer nok data til å trene opp en tolk, det utnyttes ikke godt nok.

Om man sender en faktura til bilagsmottaket sitt kan det automatisk registreres en betaling klar til godkjenning uten å måtte selv handtere noe i systemet. Alt inn på rette kostnadskontoer og med forslag til periodisering basert på tidligere valg.

Det er ingen grunn til at man må gå inn og trykke 20 museklikk for å bokføre og betale et bilag.

Ja, Tripletex og andre har tatt første steg med bilagstolken, men den sliter ofte med å kjenne igjen plassering av KID etter flere hundre bilag fra samme leverandør. Den spør meg ikke en gang hvor på bilaget KID-nummeret er, det er nesten som den ikke vil lære. Tallet står jo der, to plasser til og med.

Kunne jeg ikke bare klikket rett på bilaget for å fortelle hvor KID’en er. “Vi har markert det vi tror er KID’en i blått på bilaget, stemmer det? Om ikke bare klikk på det tallet som er KID’en.”

Hadde vært veldig fint om den klarte kjenne igjen Google sin logo så man slipper manuelt velge de som leverandør hver eneste måned man får samme faktura. Det må jo være flere enn meg i Norge som har bilag fra Google og Adobe, regnskapssystemet burde jo elske å automatisere disse enkle oppgavene.

Og hvorfor kjører bilagstolken når jeg klikker i grensesnittet så jeg må vente i 30 sekunder på prosesseringen, den kunne jo bare kjørt i bakgrunnen da jeg sendte bilag inn i mottaket?

4. Manglende bilag

Vår alles beste venn. Oftest er det kvitteringer etter betaling med kort i butikk, nest etter det er det kvitteringer fra kjøp gjort på nett med visa.

Jeg gir gjerne regnskapssystemet tilgang til å lese min epost og foreslå eposter og vedlegg som kan matches mot det som mangler i regnskapet. Da slipper jeg å bruke tid lete selv, eller enda værre betale regnskapsfører for å sende meg eposter som sier “det mangler bilag for...”.

Om man sender inn en kvittering til bilagsmottaket kan det automatisk matches mot tidligere åpne poster. Et enkelt forslag fra regnskapsystemet “Det ser ut som du har lastet opp en kvittering for et kjøp fra Elkjøp den 11. November, stemmer det? Ja, bra.”

Om man har betalt med selskapets bankkort på OBS bygg kan man få en notification noen minutter etterpå som minner deg på å laste opp kvittering. Den ligger sikkert i lomma fortsatt.

Enda bedre burde det følge med regnskapsdata i selve korttransaksjonen, men det er ute av “regnskapssystemets” kontroll og nok litt for langt unna realisme.

5. Bankavstemming

Det skal skje jevnlig og nå er det blitt bedre med automatisk bankavstemming basert på filer fra nettbank. Men her må det skje fortløpende og uten noen manuelle nedlastinger og operasjoner. Regnskapsystemet kan spørre banken jevnlig og gi enkle varsler, med forslag til løsning, om det finner avvik. Jeg ville ikke sitte å klikke meg gjennom alle postene eller manuelt trigge en avstemming.

Dette krever at man kan automatisk hente bankavstemmingsdata, eller bedre, at regnskapssystemet er integrert som en slags plugin i nettbanken. Eller en del av nettbanken i seg selv.

Avstemming trenger ikke komme som en overraskelse før hver MVA-melding skal leveres, og man burde ikke betale dyrt til en regnskapsfører for å sitte å matche tall i et datasystem.

Tenk om regnskapsføreren kunne frigjøres fra “the grind” og heller jobbe 100 prosent proaktivt med gode råd og faglige vurderinger som faktisk gjør driften av selskapet bedre, istedenfor å fordummes til å mase på manglende bilag og feilførte MVA-koder? Høres ut som en mye mer givende arbeidshverdag.

Fem ønsker er kanskje for mange allerede, eller blir det noe å feire i 2020?

Se også Kim Daniel Arthur sitt bidrag til Shifters julekalender i fjor: