Åste Einn

Leder for UX Design i Coop X og tidligere gründer i Payr

Forrige uke hadde jeg gleden av å være en irettesettende besserwisser, denne uken skal du få de konkrete redskapene vi brukte for å øke kvinneandelen og få flere internasjonale talenter inn i Payr. Alle disse triksene plukket jeg opp under en uke i Toronto der jeg var med Innovasjon Norge for å lære om hvordan du får og hvordan du beholder et mangfoldig team.

Og her vil jeg minne deg på alle de pengene du tjener på et multikulturelt og kjønnsbalansert team! Med et mangfoldig team øker lønnsomheten med 36%, og med et kjønnsbalansert team øker det med 25%! Det må jo være verdt å innrømme egne feil, mot å få den hocky sticken der?

For deg som ønsker en mer lønnsom og innovativ bedrift er det bare å lese dette, gjøre det, lære og bli bedre. Only for you my friend.

Aller, aller først må vi rett inn i kjernen på det vonde problemet. Her kommer det. Klar?!

Du er forutinntatt. Eller «bias» som det heter på engelsk. La meg forklare ved å klippe ut definisjonen fra Wikipedia som sier det bedre enn jeg kan: «Bias er en fordel for en reaksjonsmåte; en sak, et synspunkt, en forestilling, en idé eller et konsept; en preferanse, partiskhet, favorisering eller forutinntatthet.» Det Wikipedia sier, er at du allerede mener noe om noen før du vet hva de kan. Du vil automatisk ha et inntrykk av hvem andre mennesker er og hva de kan for eksempel basert på alder, kjønn og etnisitet (og en masse annet).

Nå er det sikkert mange av dere som protesterer på innsiden. «Nei! Ikke jeg! Jeg er åpen til alle jeg. Jeg ser ikke farge. Jeg ser ikke kjønn.» Bullshit. Alle er forutinntatte. Ta en test her, også innser du at, også du, er forutinntatt. Men det er ikke din skyld. Du har blitt sånn for å overleve som menneske.

Hvert sekund mottar du 11 millioner biter av informasjon, så du er nødt til å kunne plassere, sortere, sette i bås, og basere deg på det du tror du vet for å raskt kunne ta raskt og handle deretter. Det var ekstremt viktig når du løp rundt på savannen for å drepe for mat, og livet handlet om å ikke dø. Du måtte finne folk som deg selv for det var de du kunne stole på. Det å være forutinntatt er viktig, men det ødelegger også for oss.

Det at vi er forutinntatte gjør blant annet at vi ikke er flinke nok til å ansette folk som er annerledes enn oss selv. Det er slik du ender opp med å ansette folk som er like deg selv. Og du, du som bestemmer hvem som skal ansettes, spesielt i ledende stillinger og styrer, er oftere hvite, middelaldrende menn og derfor fortsetter det å bli ansatt veldig mange hvite, middelaldrende menn i disse type stillingene. Og dere går glipp av massevis av penger!

Men nå som du har innsett at du er forutinntatt og at du ønsker en innovativ og lønnsom bedrift, begynner moroa. Som i det meste annet i livet må du jobbe med om det skal gi resultater. For det er et stykke arbeid som må gjøres; du må tenke på nye måter (au!), vaner må forandres (au! au!), og penger må brukes i form av tid på forandringer som må til (au! au ! au!). Men det er en bøtte med gull som venter på den andre siden!

Steg 1: Lag en strategi og ha en ansvarlig, snill vaktbikkje

Når du nå har innsett at du faktisk er forutinntatt, så er det neste steget å overbevise resten av toppledelsen. Jeg anbefaler deg å starte det møtet med å fortelle om alle pengene, profitten, cash’en, som dere vil tjene på å ha et mangfoldig team. Når alle sitter med dollartegn i øynene og svetter i ekstase, er det på tide å fortelle at de alle er forutinntatte og sannsynligvis velger bort og frem mennesker basert på ting som er irrelevant i forhold til kompetanse. Så, når alle er om bord, kan dere begynne på en strategi for å oppnå mer mangfold.

Den første delen av strategien er å legge en strategi. Så sette mål for hva dere ønsker å oppnå. Det ligner sånn sett alt annet arbeid som du ønsker gjennomført. Dere må VILLE ha et mangfoldig team for å klare å oppnå det over tid. Målet for mangfoldighet må inneholde variasjon. Så et godt utgangspunkt er å gjøre en analyse av hvordan bedriften eller teamet ser ut i dag. Hva har dere mye av? Hva har dere lite av? Hva trenger dere å få tilført for å få variasjon?

Hvis vi nå kun forholder oss til kjønn, nasjonalitet og alder er det rimelig enkelt å få en grei oversikt over hva du har og hva du kunne hatt mer av. Husk også på at spredning inn i lederteamet er noe av det som har mest effekt ettersom mange viktige avgjørelser tas der. Og i mangfoldets og likestillingens navn; du er ikke bedre rustet med en overvekt av unge kvinner i et lederteam, enn en overvekt av middelaldrende menn. Du ønsker å ha variasjon. Det er med variasjon at du får flest idéer og løsninger, som igjen gjør at du ender opp med å bli mer profitabel.

Strategien som lages må eies av en person i ledergruppa som er opptatt av mangfold, så ikke også denne strategien havner i skuffen til den stressa sjefen. Den som leder mangfoldsarbeidet må fungere som en snill vaktbikkje som kan følge med på arbeidet, og veilede med, eller kjefte, tilbakemeldinger avhenge av lederstilen din.

Å få en mangfoldig bedrift er noe som krever fokus og som tar tid. I Payr inneholdt strategien vår noe av bakgrunnen for hvorfor vi gjorde dette (det er smart og lønnsomt), målene vi ville oppnå og hvordan vi skulle nå de målene. Vi jobbet med et mål om å nå 50/50 kvinner og menn i bedriften og 50/50 norske og andre nasjonaliteter, og vi brukte redskapene som er beskrevet her for å nå målene våre.

Steg 2: Lag en jobbutlysning som tiltrekker seg variasjon

La oss nå leke at du skal sette i gang en ny ansettelse og må gjøre alle de greiene en sånn prosess behøver. I det du skal skrive en jobbutlysning for stillingen er det noen viktige ting å være klar over.

Nyttig fakta: når en kvinne leser en jobbutlysning vil hun søke om hun kan 100 prosent av de kvalifikasjonene som er listet opp under «nødvendige kvalifikasjoner». (Døh? Ja, altså, nå er jo jeg kvinne selv, men det virker ganske åpenbart for meg at du faktisk kan det som er definert som nødvendig.) Menn tar ikke dette så bokstavelig, og han vil søke når han kan omtrent 60 prosent av de nødvendige kvalifikasjonene. Derfor bør du vurdere det du velger å sette på listen over nødvendige kvalifikasjoner nøye. Du bør lage den listen akkurat så lang som den trenger å være, men heller ikke lenger. Ikke legg på masse greier som du synes hadde vært «fint å ha» under «nødvendige kvalifikasjoner». Da fjerner du en hel haug med dritkompetente damer, for de ikke tror de blir vurdert seriøst om de ikke kan absolutt alt.

Du kan lage en liste til, og den kaller du «nice to know». Den kan være så lang som du ønsker. Ved å være mer selektiv til hva du setter som nødvendige kvalifikasjoner vil du sannsynligvis få inn mange flere søknader fra kvinnelige søkere enn du ellers ville. Det andre dette peker på er at det kan være greit å ha i bakhodet til intervjurunden at du bør utfordre mennene bittelitt mer på alt det de kan. Sannsynligheten er at de har tatt 40 prosent av de nødvendige kvalifikasjonene med en klype salt. Bare en heads up.

Kule titler har vært en greie i IT-bransjen noen år nå. «Superkoder», «Ninja designer». Vær litt forsiktig med å å være så superkul når du skriver disse titlene. For når du ber om en superkoder, så er det igjen mange som ikke kjenner seg igjen i den definisjonen. Og dermed velger de å ikke søke, og du mister gode kandidater bare fordi du blåste opp tittelen for å høres ut som et spennende sted.

Ønsker du et internasjonalt team er det også lurt å skrive utlysningen på engelsk og poste den på internasjonale jobbforum.

Til sist vil jeg anbefale deg å være helt konkret og oppfordre folk dere ønsker inn i teamet om å søke. I Payr avsluttet alle jobbutlysninger med følgende tekst: «We especially encourage women and international nationalities to apply. All ages, religions, sexual orientations and personalities are also welcome. We want a team that reflects the population of the world!» Det var en god drahjelp inn og gjorde at vi fikk mange internasjonale søkere.

Steg 3: Gjør deg blind når du leser CV’er

Ok, jobbutlysningen er ute og du har fått inn en del søknader og CV’er. Dette er et kritisk punkt fordi du bestemmer hvem som skal få komme og få tid med deg. Når du skanner gjennom CVene med bilder, navn, kjønn og alder begynner dine automatiske kategoriseringer, «sette i bås» og din forutinntatthet å mene hvilke kandidater som passer hos dere. Ikke basert på kompetanse og fagkunnskap, men basert på utseendet, kjønn og alder.

For å forhindre å gå i din egen felle, er det best om du kan få noen i bedriften din til å sensurere disse tingene som veldig lett trigger en skjev utvelgelse. Få én i bedriften din til å gå gjennom alle CVene og sensurere bilder, fødselsdato, navn og land eller byer og eventuelle andre ting som avslører alder, kjønn og nasjonalitet. Slik forhindrer du at de automatiske triggerne i hjernen din bestemmer de beste kandidatene, og isteden lar den rasjonelle kliniske vurderingen ta styringen.

Det å sensurere alle CVene som kommer inn til en jobbutlysning er en oppgave som tar tid. Jeg har selv aldri klart å praktisere dette i en start-up hvor alt vi jobbet med måtte gi resultater raskt. Et annet forslag er å gjøre det en gang innimellom, og hvor du reflekterer litt over hvem du tror de kandidatene du har valgt ut er, for å se om du får deg noen overraskelser når sensuren blir fjernet? Det kan være en god metode for å holde forståelsen for at de forutinntatte holdningene eksisterer i deg, og at du må være kritisk til din egen utvelgelse.

Hvis du på ingen måte har mulighet til å sensurere elementene, må du sørge for at mangfold er et tema som dere aktivt diskuterer og vekter mot sammensetningen til resten av teamet eller bedriften.

Steg 4: Hold en aktiv diskusjon og gi mangfoldspoeng

Når intervjuene kommer blir det umulig å fjerne seg fra det som vi kan se med det blotte øye. Kandidatene du møter, fysisk eller digitalt, er rett foran øynene dine og hjernen din kan svømme i forutinntatte meninger. Det ene du kan gjøre er å være kritisk til deg selv; hvorfor likte jeg henne bedre enn han andre? Var det egentlig det hun kan eller var det bare «sånn hun var»? Kan jeg ha vurdert henne som en bedre kandidat fordi jeg hadde bedre kjemi med henne? Var det fordi hun ligner meg mer enn han gjorde? Ved å tenke gjennom dine egne vurderinger er det større sannsynlighet for at du kan unngå en «hun-er-lik-meg-felle».

Når dere vurderer hvilke kandidater som skal til første-, andre- og tredjegangsintervju er det lurt å diskutere hvordan de ulike kandidatene bidrar til mangfoldstrategien deres (tilbake til steg 1). Det er fornuftig å ha satt seg en målestokk på hvordan sammensetningen av gruppa som er inne til intervju skal se ut. Kan du fortsette prosessen om du bare har menn i 40-åra som er innkalt til andregangsintervju? Har du da gjort en god nok jobb på å få tak i kandidater? Og nå må du huske på utgangspunktet for hvorfor du i det hele tatt bryr deg om mangfold; du kan bli rik(ere). Og hvordan får du mer spenn, overskudd, utbytte? Ved å ha variasjon i teamet. Og hvordan får du variasjon i teamet? Ved å ansette folk dere ikke allerede har i teamet.

Med innsikten i hva dere ønsker å ansette kan dere gi kandidatene dere vurderer mangfoldspoeng. Mangfoldspoeng er et uttrykk vi brukte i Payr, som aldri var et nøye beregnet tall, men snarere en betegnelse for å ha en diskusjon rundt hva denne kandidaten brakte inn i teamet med tanke på mangfold. Fra et mangfoldsperspektiv, hvordan vil denne kandidaten passe inn i temaet i forhold til målene vi prøve å oppnå? Det kunne for eksempel være: «Han er enda en hvit, mann, i ca 40-årene, i et allerede kritthvitt, 40-åring lederteam. Det er minuspoeng!» Eller tvert om; «Hun får selvfølgelig ekstra mangfoldspoeng! En tyrkisk dame inn i backend-teamet ville vært veldig bra for teamsammensetningen».

Også den som kommer på intervju liker å se andre som ligner seg selv, og å vite at de hører hjemme i denne bedriften. Hvis du ønsker å ansatte flere kvinner er det lurt å ha med en kvinne fra bedriften i intervjuene med de kvinnelige kandidatene. Sånn ser hun at hun ikke er alene kvinne i en verden full av testosteron, men at det også er «folk som henne» som allerede jobber der. Da er det igjen mer sannsynlig for at hun vil takke ja til stillingen om dere ønsker å ansette henne.

Steg 5: Å ansette for teamet og bedriften er smartere enn å ansette for stillingen

Når du til slutt har kommet til utvelgelsen av den beste kandidaten, er det kun en tydelig understreket gjentagelse jeg kan gi deg. Målet ditt er å få variasjon i bedriften. Hvis du fortsetter å ha på deg skylappene og kun ser på hvem som passer best til stillingen, ignorerer du samtidig all kunnskap om lønnsomheten du oppnår med variasjon.

Jeg er så sliten av å igjen og igjen måtte lese at folk «har ansatt den beste for stillingen». Den beste for stillingen? Vet du hva det er? Det er for snevert. Du må tenke større! Du må ansette det du har lite av i teamet eller i bedriften. Det er denne variasjonen av mennesker som avgjør om du blir mer lønnsom. Og når du sitter der i ledergruppa og savner kvinner mens du vurderer de to strålende kandidatene i finalen av jobben, da er det lurt å tenke team. Den ene har muligens hatt en jevnere karriere enn den andre, fordi den andre valgte også å bruke tiden sin (og kroppen sin!) på å være en fabrikk for nye verdensborgere samtidig. Da ville jeg tatt et skikkelig blikk på hva det var vi trengte inn i det teamet eller i den ledergruppa før jeg ville sagt at det var åpenbart at han med den plettfrie (les: ikke har hatt permisjon ett år eller to) CVen automatisk fikk jobben.

Jeg sier absolutt ikke at mangfold er kortet som trumfer alt annet. Men jeg sier at det gir stor økonomisk gevinst å ha et mangfoldig team og at vi må bort fra tanken om å ansette den beste for stillingen og prioritere å ansette den beste for teamet og bedriften.

Steg 6: Å beholde en mangfoldig bedrift krever at du inkluderer og tilpasser bedriften og kulturen

La oss nå si at du har klart å gjennomføre alt dette. Du har ansatt folk dere trengte og dere har blitt et mer variert og mangfoldig team. Bra jobba! Klapp på skuldra. Her tror mange at jobben er gjort og lener seg tilbake for å la resten fortsette som før. Ikke gjør det. Du har nemlig fått nye mennesker inn i bedriften og de kommer sannsynligvis også med andre behov.

De behovene bør du imøtekomme sånn at disse folka kjenner at de hører hjemme hos deg. Det kan være så enkelt som å ha bind og tamponger på do, å alltid ha et alternativ til kjøtt når det serveres mat, å kunne komme rundt i hele lokalet i rullestol, det kan være å kunne trekke seg inn på et privat rom for å amme, eller å la være å servere gris i fellesmåltider (eller tydelig merke det).

Hvis du ikke tilpasser deg til de nyansatte, så vil de ikke føle seg hjemme, og sannsynligheten for at de innenfor rimelig kort tid vil snu seg til en annen inkluderende bedrift som vinner lønnsomhetskampen. Så tenk igjennom om det er noen nye behov, og snakk med de du ansetter om det er noe de trenger på jobben eller i sosiale jobbsammenhenger. Tenk, tilpass, inkludér og spør om det er noe du ikke vet.

Sosiale møter er viktig på en arbeidsplass for å lage det limet vi mennesker trenger når vi skal jobbe tett. Derfor er det viktig å tenke på hvordan du inkluderer eller ufrivillig ekskluderer når du lager sosiale sammenkomster. Sist uke fortalte jeg om at jeg ble veldig provosert av å få påpekt at fredagspilsen ikke skulle være den sosiale settingen i en bedrift. Poenget er at den ikke skal være den eneste sosiale settingen. Fredagspilsen må gjerne finnes. Hallelujah! Men det er mange ansatte med små barn som skal hjem fra barnehagen en fredag ettermiddag, og det finnes også de (ja, jeg vet det er sjokkerende i Norge) som ikke er så glade i alkohol, eller er avholds og derfor ikke er så glade i en setting hvor det er en forventning om å drikke alkohol.

Det du trenger er en variasjon av ulike sosiale settinger; det kan være fagfrokost, eller bare en litt ekstra hyggelig felles lunsj. I Payr hadde vi fredagspils en gang i måneden, men også lunsjer, båtturer og middager sammen. Og etterhvert som vi fikk flere ikke-norske ansatt, ble også en del av kulturen vår å lære om hverandre gjennom sosiale møter. På et tidspunkt hadde vi en middag der alle skulle ta med seg en matrett som var spesiell for det stedet de kom fra. Vi fikk pølse i vaffel fra Moss, en vietnamesisk risrett med tørket fisk og sprøstekt løk (kjempegodt!), deilig indisk brød, rømmegrøt, tomatsalat fra Israel, og selvfølgelig hadde én med vår typisk norske Grandiosa.

Det kan være lurt å så tidlig som mulig å ikke bare vurdere hvilke land man skal erobre, men om man vil være åpen for å ha et team som snakker forskjellige språk, og dermed bestemme seg for et arbeidsspråk. Om det er engelsk, åpner du lettere for å kunne få internasjonale talenter på laget.

Ettersom vi i Payr skulle erobre verden i nær fremtid hadde vi tidlig engelsk som vårt business-språk. Alle dokumenter ble skrevet på engelsk; presentasjoner, businessmodeller, spesifikasjoner o.s.v. Det var veldig nyttig da vi begynte å ansette flere folk fra andre land enn Norge, for de kunne like enkelt som en nordmann forstå det vi jobbet med i øyeblikket.

Vi begynte også å snakke engelsk i åpent kontorlandskap uavhengig av hvem vi snakket med. Du kjenner sikkert igjen situasjoner hvor du har sagt noe til en kollega i et åpent kontorlandskap, hvor en tredje kollega kaster seg inn i diskusjonen med noe annen nyttig info, eller en oppdatering som dere ikke var klar over. Eller når en jobbprat går over til å blir noe morsomt og alle ler. Alle ler, utenom de som ikke snakker norsk som ikke forstår hva det snakkes om. Vi ville at alle skulle være inkludert, så policyen i Payr var at alle samtaler i åpne kontorlandskap skulle skje på engelsk- uavhengig om du var nordmann og snakket til en annen nordmann. Dette var for å inkludere alle.

Steg 7: Lær, forbedre, lær, forbedre, lær, forbedre

Da jeg begynte å lære om mangfold og inkludering fikk jeg også en frykt for at jeg aldri kunne si noe ukorrekt på jobben lengre. Og jeg har selv stått i en gruppe av middelaldrende menn hvor en av mennene fortalte en vits, der han midt i en setning innså at vitsen han skulle fortelle ikke lenger passet seg nå som jeg stod der. Han var ikke vant til å ha en kvinne i ledersammenheng. Og vitsen tråkket på kjønnet mitt. «Det var jo bare humor da!», sa han sånn som de som tråkker på ting pleier å si.

Jeg syntes det var humor selv jeg, å være den personen som lagde ubehaget i den utdaterte gruppa, og som gjorde at de deretter måtte tenke seg om to ganger før de kastet ut vitser som egentlig sluttet å være morsom en gang før 70-tallet. Men i de fleste situasjoner liker jeg, som de fleste andre, å gli inn i gruppen jeg nå er en del av, og ikke måtte bære ansvaret for andres upassende vitser. Alt må ikke være politisk korrekt av den grunn, men halv-rasistiske, snev av kjønnsdiskriminerende uttalelser kan du spare til din egen indre hjerne, for det hører ikke til noe sted i år 2020.

I Payr har jeg diskutert politikk, kultur, ekteskap, religion, sex, fylla og absolutt like mange temaer som jeg noengang har gjort i en helnorsk gruppe på tross av at jeg da har snakket med folk som tror på en Gud (eller flere), som avstår fra sex før ekteskapet og er avholdspersoner. Det er ikke farlig å ha meninger, eller å være nysgjerrig, så lenge du også har respekt for andres levesett og tar til deg andre perspektiv.

Sommeren 2018, etter 1,5 år med bevisst arbeid på å rekruttere inn flere kvinner i Payr, nådde vi det magiske nummeret; 50/50 kvinner og menn. I en tech- (der kvinner er underrepresentert) start-up (der kvinner er underrepresentert) i finansbransjen (der kvinner er underrepresentert). Et øyeblikks perfekt balanse! Problemet er jo at lykke er forbigående, og at med en gang du ansetter én til, eller en slutter i jobben sin, vil du ikke lenger eie det magiske tallet. Du må feire mens du kan, og fortsette jobben.

Å få et mangfoldig team eller bedrift er et pågående arbeid som du aldri blir ferdig med. Å lage en strategi, å følge den, å feile, å lære, å gjøre ting bedre neste gang. Dette er ikke annerledes fra noe annet som du ønsker å oppnå. Du kommer ikke til å gjøre alt rett til å begynne med, og uplanlagte situasjoner oppstår. Du vil innse at du har feil og mangler, at du bommet, at du glemte og at dere ikke alltid klarer å gjøre det dere hadde satt dere mål om. «That’s life».

Men så lenge dere fortsetter arbeidet med målet om et mangfoldig team så vil dere også lære dere mer om hva som gjør at dere faktisk får ansatt de hodene dere mangler, og hvordan dere beholder de ansatte som ikke var der for et halvt år siden.

På tross av min belærende tone er jeg ikke perfekt (jeg vet det kommer som et sjokk på alle som kjenner meg) og det er ikke alltid lett å ansette for mangfold - enda så mye du vil. Vi klarte å ansette folk fra 7 nasjonaliteter på det meste, og balansen lå på 62% nordmenn og 38% andre nasjonaliteter. Det var ikke målet, men det var ikke verst. På et tidspunkt var vi tre designere fra samme årskull; en fra Hamar, en fra Elverum, og en fra Stange. Vi var oppvokst 3 mil fra hverandre i Norges langstrakte land. Og den CFO’en vi prøvde å få ansatt da vi også begynte arbeidet med en mer mangfoldig bedrift? Jammen ble ikke det en hvit mann i 40-årene også, som gled stille inn i en likesinnet ledergruppe. Han var ihvertfall en som gikk mer i blå skjorte, litt A4, og kanskje han tilogmed har gått Birken, det vet jeg faktisk ikke, for det spilte jo ingen rolle.

Heldigvis kommer det nye sjanser til å gjøre dette bedre, alltid, hele livet. Nå har du fått noen sterke argumenter til å starte dette arbeidet, og noen redskaper til å øke variasjonen i teamet, og får du arbeidet gjort venter lønnsomhet og innovasjon, i tillegg til at du kan se frem til morsommere samtaler i lunsjen. Have fun!

Slik har Spacemaker-Calle rekruttert et drømmelag: Gjør noe startups ikke alltid gjør